Les 10 documents clés pour réussir votre évaluation EcoVadis

Pourquoi ces documents sont essentiels pour EcoVadis

L’évaluation EcoVadis repose sur des preuves concrètes de votre engagement en matière de RSE.
Ce ne sont pas uniquement vos intentions qui comptent, mais bien votre capacité à formaliser, structurer et suivre vos pratiques.

Chez Act for Now, nous aidons chaque année des entreprises de toutes tailles et de tout secteur à se préparer efficacement à cette évaluation. Voici notre sélection des 10 documents clés pour maximiser vos chances d’obtenir une médaille.

Votre politique RSE (ou vos politiques thématiques)

C’est la base de toute démarche structurée. Fournissez soit un rapport RSE global, soit ou politique RSE ou des politiques spécifiques (environnement, RH, achats responsables, cybersécurité, etc.). Ces documents permettent de prouver l’existence d’une stratégie formalisée et diffusée et doivent contenir vos engagements et objectifs. 

2. Un tableau de suivi des indicateurs RSE

EcoVadis accorde une place importante à la mesure de la performance.
Un fichier de suivi d’indicateurs clés (émissions CO₂, taux de formation, achats responsables, etc.) démontre la mise en œuvre concrète de vos engagements.

3. Un code de conduite interne

Ce document encadre les comportements attendus des collaborateurs. Il doit aborder des thématiques comme l’intégrité, le respect des droits humains, la non-discrimination, ou encore la lutte contre la corruption.

4. Un code de conduite fournisseurs

Un Supplier Code of Conduct précise vos attentes vis-à-vis de vos partenaires.
C’est un pilier de votre politique d’achats responsables, notamment pour les critères liés à l’éthique, à l’environnement et aux droits fondamentaux.

5. Une procédure d’alerte éthique

La mise en place d’un dispositif de signalement accessible et confidentiel est un critère majeur d’évaluation éthique. Ce canal doit être ouvert à tous : salariés, fournisseurs, partenaires.

6. Le livret d’accueil des nouveaux arrivants

S’il contient des éléments liés à la santé-sécurité, à la diversité ou aux bonnes pratiques environnementales, ce livret est une preuve précieuse de sensibilisation des collaborateurs et de la mise en place de vos actions.

7. Le DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels)

Ce document obligatoire reflète la manière dont vous identifiez et gérez les risques liés à la santé et à la sécurité. Il doit être tenu à jour chaque année.

8. Un bilan carbone à jour

Il atteste de la mesure de vos émissions de gaz à effet de serre. Un bilan GES structuré (scope 1, 2, voire 3) est un fort levier de crédibilité environnementale. Il permet de justifier de l’action de l’audit de vos émissions et d’en effectuer le suivi pour mesure les effets de vos efforts.

9. Le plan ou les conventions de formation

Des preuves de formation des collaborateurs sur des sujets clés (santé-sécurité, DEI, achats responsables, RGPD, etc.) montrent que vos engagements ne restent pas théoriques. Ces documents permettent de valoriser la formation continue des salariés sur des sujets RSE stratégiques.

10. La cartographie des risques RSE

Elle permet de hiérarchiser vos enjeux (sociaux, environnementaux, éthiques, etc.). Elle structure votre démarche RSE et justifie vos actions prioritaires.

En résumé : formaliser, tracer, prouver

La collecte de ces documents est une étape cruciale pour démontrer la maturité de votre démarche RSE.
Chaque document contribue à un ou plusieurs piliers de l’évaluation EcoVadis : Environnement, Social & Droits Humains, Éthique, Achats Responsables.

Chez Act for Now, notre mission est de vous aider à structurer votre démarche RSE de façon pragmatique, utile et valorisante.
Nous réalisons des pré-diagnostics documentaires, vous aidons à combler les manques et à valoriser vos pratiques existantes dans une logique de progression continue. Nous proposons des templates lors de nos accompagnements EcoVadis pour vous aider à créer votre propre système de management de la RSE.

Découvrez aussi notre ressource avec la liste des documents incontournable pour l’évaluation EcoVadis.

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