FAQ EcoVadis – les questions les plus fréquentes

Créée en 2007, EcoVadis est une plateforme qui évalue la maturité du système de management de la RSE d'une entreprise à travers un questionnaire mis à jour annuellement. Les entreprises sont notées sur quatre thématiques :

• Environnement : énergie, émissions de Gaz à Effet de Serre, gestion des ressources, gestion des déchets, ...
• Social et les droits humains : santé et sécurité, conditions de travail, Diversité / équité / inclusion, formation, dialogue social, ...
• Ethique : lutte contre la corruption, sécurité de l'information
• Achats responsables : pratiques sociales et environnementales de vos fournisseurs

Le score final, sur 100, évalue la maturité de l'entreprise. En fonction de son classement par rapport à l'ensemble des autres autres entreprises évaluées, l'entreprise peut se voir remettre une médaille (bronze, argent, or ou platine). Aujourd’hui, plus de 150 000 entreprises ont été évaluées par EcoVadis.

La plateforme EcoVadis permet d'évaluer, à un instant donné, la maturité de son système de management RSE. Les

• Cadrer ou renforcer sa démarche RSE sur la base d'un référentiel éprouvé
• Se situer par rapport aux autres entreprises évaluées, et notamment par rapport à ses concurrents
• Valoriser sa démarche RSE auprès des ses clients ou parties prenantes (en mettant en avant une médaille). L’évaluation EcoVadis apporte des données et favorise la transparence au sein de votre chaîne de valeur.

Ce dispositif est notamment largement utilisé par les grands donneurs d'ordres afin d'évaluer de manière harmoniser leur panel de fournisseurs et de privilégier les partenaires les plus fiables en matière de maîtrise des risques RSE.

Contrairement à une certification ou à une labellisation, l'évaluation EcoVadis ne repose pas sur des audits physiques, mais sur un audit documentaire (politiques, rapports, indicateurs, ...). Cela en fait un outil accessible, notamment pour les PME, permettant de se lancer, avant de viser potentiellement un label ou une certification plus engageante.

Attention : la note EcoVadis ne mesure pas l’impact direct de votre entreprise, mais évalue la maturité et la robustesse de votre système de management RSE.

Pour plus d'informations:

• Act For Now - Accompagnement à l'évaluation EcoVadis - Act For Now
• Act For Now - Quelle est la fiabilité d’EcoVadis en tant qu'outil d’évaluation RSE ? - Act For Now

Pour préparer confortablement votre évaluation EcoVadis, nous recommandons 3 à 6 mois, afin de vous laisser le temps de réaliser un état des lieux de l'existant et de mettre en place les actions nécessaires pour renforcer votre démarche RSE et la maturité globale de votre système de management. Tout ne pourra bien évidemment être mis en place dès la 1ère année ; l'exercice est à envisager sur plusieurs années, dans une démarche d'amélioration continue.

Dans certains cas, et notamment pour répondre à une demande urgente d'un client, il est possible de réaliser une 1ère évaluation express en quelques semaines. L'objectif est dès lors uniquement de valoriser l'ensemble des politiques, mesures et indicateurs en place dans votre entreprise. Une fois la 1ère fiche d'évaluation obtenue, un 2nd travail peut être mené pour construire votre feuille de route RSE et améliorer dans la durée votre score EcoVadis.

Pour garantir le succès de votre évaluation EcoVadis, nous recommandons de suivre les 4 étapes suivantes :

• Diagnostic initial :
  S'il s'agit de votre première évaluation : analysez votre questionnaire. Avez-vous déjà des éléments en place ou devez vous formaliser des éléments pour développer votre démarche RSE ?
  Si vous avez déjà réalisé une évaluation : analysez attentivement votre fiche afin d'identifier vos forces et faiblesses. Quelles améliorations apparaissent comme les plus accessibles et les plus significatives en termes d’impact ?
• Engagement des équipes : 
  Sensibilisez les collaborateurs aux enjeux RSE et à leur rôle pour cet exercice transversal. Sollicitez vos équipes HSE, RH, éthique et achats ou toute personne traitant ces enjeux pour vous aider à fournir des preuves pour votre évaluation EcoVadis.
• Collecte de preuves :
  • Rassemblez les différents documents qui vous permettent de répondre au questionnaire: politiques RSE, procédures, bilans carbone, guide des collaborateurs, audits sociaux, etc.
• Soumission et suivi :
  Répondez au questionnaire et préparez un plan d’action post-évaluation.

L'évaluation EcoVadis se base sur un abonnement annuel renouvelé tacitement. Le budget à prévoir dépend de la taille de votre entreprise, du pays d'implantation et du niveau  d'abonnement choisi. Tous les détails sont disponibles ici : Abonnements et Tarifs pour la notation en RSE | EcoVadis

Afin de faciliter et d’optimiser la préparation de votre évaluation, un accompagnement par un consultant est possible. Cette prestation complémentaire peut être chiffrée sur mesure : contactez-nous pour un devis personnalisé.

Pour réussir votre évaluation EcoVadis, il est essentiel d’impliquer activement vos parties prenantes internes. Voici une approche structurée sur laquelle vous pouvez vous baser pour les mobiliser :

1. Identifier les contributeurs clés

Les personnes à inclure dans votre projet EcoVadis dépendra de la structure, l'industrie et la taille de votre entreprise. Vous pouvez par exemple impliquer:

• Environnement : Responsables HSE, gestionnaires de sites, équipes produit/marketing si applicable, responsables qualité.
• Social (Droits de l’Homme et Conditions de Travail) : RH, responsables santé/sécurité au travail, managers opérationnels.
• Gouvernance et Éthique : Juridique/compliance, responsables IT (pour la sécurité des données), finance (si la lutte contre la corruption est gérée ici).
• Achats Responsables : Responsables achats, équipes en charge des relations fournisseurs.

2. Clarifier les rôles et responsabilités

Nous vous recommandons d'organiser un atelier de cadrage pour  expliquer l’évaluation EcoVadis, ses enjeux, et le rôle de chacun. Par exemple : les responsables HSE fourniront les données sur la gestion des déchets et l’énergie ; les RH partageront les politiques de diversité et de formation, etc.

Vous pourrez ensuite créer un tableau des contributions avec les thèmes EcoVadis, les questions associées, et les noms des contributeurs.

3. Faciliter la collecte d’informations

• Outils collaboratifs : utilisez des plateformes comme SharePoint, Notion ou Google Drive pour centraliser les documents et suivre les contributions.
• Calendrier partagé : fixez des échéances claires pour chaque thème (ex. : "Données environnementales à fournir avant le 15/02").
• Support personnalisé : proposez des templates ou des guides pour aider les contributeurs à structurer leurs réponses (ex. : modèle de fiche fournisseur pour les achats responsables).
• Points d’avancement réguliers : organisez des réunions courtes pour suivre l’avancement et résoudre les blocages.

4. Préparer la revue finale et soumission

• Atelier de consolidation : réunissez tous les contributeurs pour valider les réponses et identifier les axes d’amélioration.
• Remplissage du questionnaire : prenez le temps pour soumettre votre questionnaire et faites-vous relire par un collègue afin de vérifier les erreurs d'inattention avant la soumission.
• Simulation : si possible, faites relire le questionnaire par un tiers (ex. : consultant RSE externe) pour détecter les incohérences avant la soumission. Chez Act For Now nous proposons une évaluation à blanc pour donner nos préconisations avant votre soumission.

Faire appel à un consultant est recommandé :

• Manque de temps : votre équipe interne est déjà surchargée.
• Score insuffisant : vous visez l'amélioration continue et souhaitez être accompagné pour comprendre les points bloquants.
• Complexité : votre secteur a des enjeux RSE spécifiques ou votre structure est complexe.
• Stratégie : vous souhaitez aligner EcoVadis avec votre plan RSE global.

Vous pouvez faire appel a un consultant spécialisé en EcoVadis pour plusieurs raisons. Un consultant vous accompagnera lors de votre évaluation EcoVadis pour réaliser une analyse des écarts, identifier les axes prioritaires, vous guider dans la collecte et la co-production documentaire et soumettre le questionnaire.

Chez Act For Now, nous cherchons à rendre l’évaluation EcoVadis facile, utile et intégrée dans vos pratiques RSE, afin de faciliter les réévaluations. Découvrez notre offre ici : Accompagnement à l'évaluation EcoVadis - Act For Now

Pour débuter votre collecte documentaire, réunissez les documents RSE les plus structurants par thématique, comme par exemple :

• Environnement : Bilan carbone, certificats ISO 14001, politique de gestion des déchets.
• Social : Accords d’entreprise, formations sécurité, indicateurs de diversité (ex : index égalité femmes-hommes).
• Éthique : Charte anti-corruption, accords de confidentialité.
• Achats responsables : Politique d’achats durables, code de conduite et évaluations fournisseurs.

Pour vous accompagner dans cette phase de collecte, nous avons formalisé une liste des 10 documents clés pour réussir votre évaluation EcoVadis - Act For Now

Une politique RSE robuste et mature repose sur 3 piliers essentiels :

• Des engagements qualitatifs, permettant de préciser les indentations de votre entreprise sur chaque enjeu prioritaire. Ces enjeux peuvent être identifiés, soit à partir du profil de risque fourni par EcoVadis, soit en réalisant votre propre analyse de matérialité.
• Des objectifs quantitatifs : afin de définir un cap et de le suivre, nous vous conseillons fixer, pour chaque enjeu RSE prioritaire, des objectifs selon le référentiel SMART (objectifs et indicateurs Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et Temporellement définis).
• Une présentation de la gouvernance RSE de votre entreprise : sont notamment à préciser ici le périmètre d’application de votre politique, ses modalités de révision et les acteurs internes impliqués dans le suivi de vos politiques et de votre feuille de route.

Un système de management de la RSE mature assure la cohérence entre politiques, actions et résultats. Il est donc stratégique de montrer l’articulation entre vos engagements, les moyens mis en œuvre et les effets mesurés. Pour mesurer ces effets, un suivi de votre performance extra-financière et des indicateurs est attendu par EcoVadis :

L'évaluateur vérifiera notamment si vos indicateurs RSE :

• Couvre l'ensemble des enjeux enjeux RSE pertinents pour votre entreprise
• Sont actualisés dans le temps, avec dans l'idéal 3 ans d'historique
• Sont alignés sur une norme de reporting RSE (VSME, CSRD, GRI, SASB)
• Sont vérifiés par un auditeur externe attestant de leur exactitude.

Pour restituer vos résultats et structurer vos indicateurs RSE, plusieurs formats sont envisageables :

• Pour démarrer : Si vous ne disposez pas encore d'un outil de reporting RSE, nous vous recommandons :
  • D'identifier les indicateurs pertinents à suivre par thématique, en prenant en compte ceux qui demandés spécifiquement par EcoVadis
  • De les réunir dans un fichier Excel unique excel précisant l'indicateur, son mode de calcul et les résultas dans le temps
• Pour aller plus loin, vous pouvez envisagé de construire et publier un rapport de durabilité aligné formellement sur une norme de reporting. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notre article : Act For Now - Rapport durabilité et EcoVadis (3/3) : soigner son reporting RSE - Act For Now