Comment intégrer la RSE dans vos réponses à appels d’offres ?

Dans un contexte de transition écologique, de vigilance sociale accrue et d’attentes citoyennes croissantes, la RSE n’est plus un seulement un critère de mieux-disance dans les appels d’offres :  c’est désormais un axe de sélection sélection incontournable. Comment pourquoi et comment intégrer la RSE dans un d’appel d’offre est donc crucial.

Selon l’enquête « RSE : La parole aux fournisseurs ! – 2ème édition » réalisée par Bpifrance en 2022, 78% des fournisseurs interrogés sont régulièrement sollicités par leurs clients sur les sujets de RSE (contre 70% en 2020). La RSE est devenue un passage obligé dans la relation donneurs d’ordre – fournisseurs, depuis, notamment, l’arrivée de législations comme la loi Climat et Résilience ou la loi sur le devoir de Vigilance.

Selon la même étude, partage également ce chiffre, 73% des sollicitations des donneurs d’ordre en matière de RSE se font au stade de l’appel d’offre. Donneurs d’ordre publics comme privés exigent aujourd’hui des engagements concrets et vérifiables. Pour les entreprises candidates, cela implique de structurer leur stratégie RSE… mais surtout de savoir la mettre en valeur efficacement.

Pourquoi intégrer la RSE dans vos réponses à appel d’offre ?

✅  Se conformer aux évolutions réglementaires qui traitent de la RSE dans les marchés publics

L’introduction des critères environnementaux et sociaux dans les marchés publics est désormais inscrite dans la loi. D’ici 2026, tout marché public devra intégrer au moins un critère environnemental, conformément à la loi Climat et Résilience. Cette législation vient renforcer la tendance déjà donnée par la loi sur le devoir de Vigilance, de 2017.

Ne pas prendre en compte et anticiper ces exigences, c’est donc prendre le risque d’être exclu d’un nombre croissant de consultations.

✅  Répondre aux attentes (et aux notations) des acheteurs

Les acheteurs sont de plus en plus formés à l’analyse des performances RSE. Alors que la RSE pouvait jusqu’ici être perçu comme un critère « mieux-disant » (c’est à dire permettant de différencier 2 offres ayant obtenu la même note), les grilles d’analyse Achats intègrent désormais des critères sociaux et environnementaux dédiés :

• La gestion des déchets et des ressources,
• L’inclusion sociale et les politiques RH,
• La gouvernance éthique et la transparence,
• L’empreinte carbone, voire les trajectoires de décarbonation.

Ces critères peuvent représenter jusqu’à 20 % (voire plus) de la note finale. Une bonne maîtrise des enjeux RSE devient donc un facteur de compétitivité.

✅ Valoriser l’existant et se différencier

Beaucoup d’entreprises ont lancé de nombreuses actions RSE solides mais peinent à les formaliser et valoriser. Savoir présenter des actions concrètes — avec indicateurs, preuves et impacts mesurables — vous distingue immédiatement. Cela démontre une stratégie alignée avec les valeurs des donneurs d’ordre.

Comment intégrer concrètement la RSE dans vos réponses à appel d’offre ?

Etape 1 : analyser finement le cahier des charges et ses critères RSE

Le règlement de consultation ou le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) détaillent souvent les attendus RSE. Pour ne pas répondre « à coté », il est essentiel de :

• Repérer les critères implicites et explicites,

• Identifier les éléments de notation associés,

• Identifier les indicateurs ou certifications attendus (ISO 14001, ISO 26000, labels sociaux…),

• Comprendre le niveau de formalisation exigé (grille à remplir, mémoire technique, pièces justificatives…).

Cela vous permettra de définir le niveau de réponse le plus adapté à chaque commanditaire, de mobiliser vos équipes à bon escient et de fournir les éléments de preuves attendus. L’idée étant de fournir le maximum d’information pour valoriser vos démarches, sans alourdir votre réponse ni perdre en lisibilité.

Etape 2 : capitaliser sur vos démarches RSE existantes

Votre entreprise est peut-être déjà engagée dans une démarche Ecovadis, un reporting CSRD, un bilan GES ou un plan d’action ISO. Vous disposez également peut-être déjà d’une politique RSE formalisée. Ces éléments constituent des bases solides à valoriser, à condition d’en extraire l’essentiel et de l’expliquer de manière pédagogique. Cela implique :

• Collecter les documents existants (rapports, politiques internes, indicateurs),

• Vérifier leur actualité et leur cohérence,

• Rattacher chaque document à un critère du cahier des charges afin d’identifier les éléments complémentaires ou spécifiques à produire).

Cela vous permettra de ne pas réinventer la roue à chaque consultation et de vous rattacher dès que possible à votre dispositif existant, afin de soulager vos équipes RSE dans la durée.

Etape 3 : structurer une réponse claire et adaptée

Votre réponse RSE doit être aussi rigoureuse qu’un mémoire technique. En intégrant les éléments de votre corpus documentaire RSE existant, nous recommandons de :

• Rédiger une note de synthèse centrée sur la performance environnementale, sociétale ou éthique,
• Valoriser des actions passées en fournissant des preuves concrètes (bilan carbone, statistiques RH, actions locales, certifications, engagements sectoriels…
• Vous positionner dans une logique de progrès en affichant des engagements et des objectifs quantitatifs à moyen terme, et en précisant votre plan d’action court terme pour les atteindre.

Même si votre démarche est encore limitée sur certains sujets, il est important de rassurer le commanditaire sur votre volonté d’agir et sur votre capacité à mettre en place des actions fortes dès le lancement de la prestation, et pour toute la durée de votre collaboration.

Etape 4 : préparer un dossier solide et cohérent

L’analyse des offres débutent systématiquement par une consultation du dossier technique, avant de potentiellement donner lieu à un échange oral en soutenance. Pour maximiser vos chances de pouvoir défendre votre offre auprès du commanditaire, votre dossier doit être autoportant. Pour cela, il est impératif de :

• Respecter le format format attendu (nombre de pages, rubriques, plan imposé ou libre), sous peine de vous voir éliminer.
• Harmoniser le ton avec le reste de la réponse à appel d’offre (voix, engagement, vocabulaire).
• Valoriser vos documents majeurs, que votre prospect ou client devra absolument consulter (les annexes complémentaires sont à indiquer clairement).
• Guider votre prospect dans la lecture de vos documents, en spécifiant clairement où trouver les informations attendues dans chaque document.

Ce travail sur la forme permettra de monter que vous avez réellement compris les critères RSE du cahier des charges et que votre réponse en tient compte, dans le fond comme dans la forme.

Nos recommandations pour bien intégrer la RSE dans vos réponses à appels d’offres

Chez Act For Now, nous accompagnons nos clients à formaliser, structurer et valoriser leurs engagements dans leurs réponses à appels d’offres, dans une posture de responsable RSE à temps partagé.

Notre approche :

• Une lecture stratégique du dossier de consultation et du cahier des charges,
• La mise en récit de vos engagements RSE selon les critères et attentes du commanditaire,
• La production de livrables réutilisables et adaptables à différents appels d’offres,
• La structuration de la réponse : remplissage de la grille de réponse, préparation des preuves et annexes,
• La réponses aux demandes de précision du commanditaire et la préparation de la soutenance (le cas échéant)