Les 10 documents clés pour réussir votre évaluation EcoVadis

L’évaluation EcoVadis repose sur des preuves concrètes de votre engagement en matière de RSE. Ce ne sont pas uniquement vos intentions qui comptent, mais bien votre capacité à formaliser, structurer et suivre vos pratiques.

Chez Act for Now, et en tant que partenaire de formation EcoVadis, nous accompagnons chaque année des entreprises de toutes tailles et de tout secteur à se préparer efficacement à cette évaluation. Gardez en tête qu’EcoVadis est avant tout une évaluation documentaire ET à distance : l’évaluateur doit disposer de toutes les informations pertinentes pour noter votre démarche, sans pouvoir interagir avec vous comme le ferait un auditeur sur site. Votre corpus documentaire doit donc :

• Respecter les critères de qualité EcoVadis
• Etre structuré et rigoureux, en allant à l’essentiel et en regroupant les informations de manière cohérentes
• Etre mis à jour  régulièrement, afin d’intégrer vos derniers résultats, vos chantiers en cours et vos prochains objectifs

Ne pas respecter ces 3 règles essentielles, c’est prendre le risque de fournir un dossier qui sera rejeté ou mal compris par l’évaluateur.

Les principaux critères qualité EcoVadis

Avant toute chose, il est essentiel de vous assurer que les documents que vous soumettez à EcoVadis respectent les exigences de la plateforme (rappel : vous ne pourrez pas échanger directement avec l’évaluateur pour lui expliquer votre démarche). Pour cela, assurez-vous que tous vos documents disposent :

• Du nom ou du logo de votre entreprise, afin de prouver que les informations mises en avant sont bien intégrées dans votre système de management
• D’une date, permettant de prouver que les éléments mis en avant relèvent de pratiques courantes.
• D’un format accepté par EcoVadis : pas de photo ou de format exotique, privilégiez ici les PDF ou les documents Office (Word, PowerPoint, Excel, …)

Les 10 documents clefs pour réussir votre évaluation RSE

Pour vous aider à identifier les documents les plus pertinents et maximiser vos chances d’obtenir une médaille, voici notre sélection des 10 documents clés à intégrer dans votre prochain questionnaire EcoVadis :

1. Une politique RSE claires et complète (ou vos politiques thématiques)

C’est la base de toute démarche RSE structurée. Fournissez soit un rapport RSE global,  une politique RSE ou des politiques spécifiques (environnement, RH, achats responsables, cybersécurité, etc.) permettent de prouver l’existence :

• D’une stratégie formalisée et diffusée
• D’une gouvernance RSE à tous les niveaux de l’entreprise
• D’engagements et d’objectifs quantitatifs sur l’ensemble des enjeux RSE matériels pour votre organisation

2. Un tableau de suivi des indicateurs RSE

Toute démarche d’amélioration continue passe par la construction et le suivi d’indicateurs de performance. Pour valoriser ces éléments dans la partie « Reporting » de votre questionnaire EcoVadis, mettez en place un fichier de suivi d’indicateurs clés (émissions CO₂, taux de formation, achats responsables, etc.) couvrant l’ensemble des enjeux RSE matériels pour votre organisation et attestant du déploiement effectifs de vos mesures dans toute votre organisation (valorisé dans la partie « Couverture » de votre questionnaire)

3. Un code de conduite interne

Ce document encadre les comportements attendus des collaborateurs. Il décline la stratégie RSE de votre entreprise en directives claires et opérationnelles à suivre par l’ensemble de vos collaborateurs. Il doit aborder des thématiques comme l’intégrité, le respect des droits humains, la non-discrimination, ou encore la lutte contre la corruption, et précise les sanctions prévues en cas de manquements.

4. Un code de conduite fournisseurs

Sur le même modèle que le code de conduite interne, le code de conduite précise cette fois-ci vos attentes vis-à-vis de vos partenaires. C’est un pilier essentiel de votre politique d’achats responsables, notamment pour les critères liés à l’éthique, à l’environnement et aux droits fondamentaux.

5. Une procédure d’alerte sociale et éthique

La mise en place d’un dispositif de signalement accessible et confidentiel est un critère majeur d’évaluation de votre démarche éthique. Ce canal doit être ouvert à tous (salariés, fournisseurs, partenaires), anonyme et transparent sur la procédure en place pour résoudre les alertes remontées. Il doit également couvrir l’ensemble des cas susceptibles d’impacter vos collaborateurs : discrimination et harcèlement, santé / sécurité, corruption, sécurité de l’information, …)

6. Le livret d’accueil des nouveaux arrivants

S’il contient des éléments liés à la santé-sécurité, à la diversité ou aux bonnes pratiques environnementales, ce livret est une preuve précieuse de sensibilisation des collaborateurs. Il permet d’attester auprès d’EcoVadis que vos politiques RSE sont déployées concrètement sur le terrain et partagées avec l’ensemble de vos équipes.

7. Le DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels)

Ce document obligatoire reflète la manière dont vous identifiez et gérez les risques liés à la santé et à la sécurité. Il doit être tenu à jour chaque année et proposer un plan de mitigation pour chacun des risques majeurs identifiés.

8. Un bilan carbone à jour

Il atteste de la mesure de vos émissions de gaz à effet de serre. Un bilan GES structuré (scope 1, 2 et 3) est un fort levier de crédibilité environnementale. Il permet de justifier de l’action de l’audit de vos émissions et d’en effectuer le suivi pour mesure les effets de vos efforts.

9. Le plan ou les conventions de formation

Des preuves de formation des collaborateurs sur des sujets clés (santé-sécurité, DEI, achats responsables, RGPD, etc.) montrent que vos engagements ne restent pas théoriques. Ces documents permettent de valoriser la formation continue des salariés sur des sujets RSE stratégiques.

10. La cartographie des risques RSE

Elle permet de hiérarchiser vos enjeux (sociaux, environnementaux, éthiques, etc.). Elle structure votre démarche RSE et justifie vos actions prioritaires.

Notre checklist documentaire

La collecte de ces documents est une étape cruciale pour démontrer la maturité de votre démarche RSE. Chaque document contribue à un ou plusieurs piliers de l’évaluation EcoVadis : Environnement, Social & Droits Humains, Éthique, Achats Responsables.

Pour identifier les documents à collecter dans le cadre de votre évaluation Ecovadis, découvrez découvrez notre checklist des documents incontournables pour l’évaluation EcoVadis.

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