10 erreurs à éviter dans la préparation de votre évaluation EcoVadis

L’évaluation EcoVadis est un exercice incontournable pour évaluer la performance et la qualité du système de gestion RSE des entreprises de toutes tailles. La plateforme s’appuie sur 4 grands piliers : Environnement, Social & Droits humains, Ethique et Achats Responsables.

Mais réussir son évaluation ne se limite pas seulement à remplir un questionnaire, le processus demande rigueur, préparation et méthode. Et certaines erreurs peuvent vous coûter cher… Dans cet article, nous avons regroupé les 10 erreurs les plus fréquentes que nous observons lors des évaluations EcoVadis, ainsi que nos conseils pratiques pour les éviter. Idéal pour vous aider à aborder votre prochaine évaluation sereinement et maximiser vos chances d’obtenir un score à la hauteur de vos engagements RSE !

Erreur n°1 : Faire reposer l’exercice sur une seule personne

Souvent une seule personne est en charge de l’évaluation, mais limiter l’exercice à un responsable peut vite devenir un frein, alors qu’il s’agit en réalité d’un véritable levier de mobilisation interne ! En impliquant plusieurs services au sein de l’organisation, vous facilitez la collecte documentaire, garantissez la cohérence des preuves et la fiabilité des données soumises. Pour être efficace, il est donc important d’impliquer les équipes en lien avec les 4 thèmes de l’évaluation (Environnement, Social, Ethique et Achats Responsables) :

• Ressources humaines (politiques sociales, conditions de travail, formations…)
• Achats (fournisseurs, clauses contractuelles…)
• Direction (engagements stratégiques, politiques et chartes…)
• Qualité (gestion des risques, certifications…)
• Finance (corruption, conformité légale…)
• …

Erreur n°2 : Se tromper de périmètre

Il est avant tout primordial de bien comprendre le périmètre juridique défini pour l’évaluation au moment de l’inscription. En effet, si votre entreprise possède plusieurs filiales, sites de production ou encore d’autres entités à l’étranger, EcoVadis évaluera uniquement les données correspondant à l’entité déclarée : Groupe, entité ou site.

Par exemple, si votre évaluation se base sur le groupe entier mais que vous ne fournissez que des preuves pour une filiale, EcoVadis peut juger le dossier incomplet ou incohérent.

Le choix du périmètre doit se faire en fonction des objectifs de l’évaluation en question :

• Répondre aux demandes des clients (ou autres parties prenantes)
• S’aligner avec le groupe, la stratégie d’entreprise
• Se comparer aux concurrents (benchmark sectoriel)

Erreur n°3 : Soumettre dans la rapidité

C’est une erreur classique : attendre la date limite pour remplir et déposer son questionnaire EcoVadis. Résultat : le manque de temps conduit à des oublis ou à des documents téléchargés dans la mauvaise question. N’oubliez-pas que le questionnaire est souvent dense (en fonction de la taille de votre entreprise et de la complexité de la collecte documentaire avec tous les services).

Il est donc important de préparer un calendrier en interne avec l’équipe projet comprenant les étapes de collecte et de validation avant la deadline de soumission du questionnaire.

Erreur n°4 : Être uniquement en conformité réglementaire

EcoVadis ne cherche pas à vérifier la législation applicable (qu’ils connaissent déjà), mais à mesurer ce que vous mettez concrètement en place pour aller au-delà des obligations légales. Les déclarations d’assurance santé ou de financement des titres de transport à 50% prouvent par exemple seulement que vous respectez la législation minimale (ce qui est attendu de toutes les entreprises), et non votre démarche proactive en RSE.

Il s’agit de démontrer comment votre entreprise va au-delà des obligations réglementaires, en apportant des preuves tangibles de vos engagements et de vos résultats : actions concrètes mises en oeuvre sur le terrain et suivies par des indicateurs, politiques formalisées qui vont au-delà de la loi, audits externes, etc.

Erreur n°5 : Oublier les objectifs chiffrés et datés

EcoVadis évalue vos engagements concrets, pas seulement vos intentions. Une déclaration générique comme « nous souhaitons réduire notre empreinte carbone » n’est donc pas suffisante car elle ne donne aucune indication sur les objectifs à atteindre et sur la marche à franchir. Si vous annoncez une politique sans la traduire en objectifs chiffrés et datés, cela peut être interprété comme du greenwashing. Vos clients et partenaires recherchent en effet des preuves tangibles d’amélioration continue. En bref, une bonne politique fixe le cadre, mais seuls des objectifs SMART la rendent crédible et valorisable dans EcoVadis :

• Objectifs SMART = Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels.
• Important : l’indication d’une date est essentielle pour vous permettre de hiérarchiser vos objectifs, planifier vos actions et assurer un suivi dans le temps.
• Par exemple : “réduire nos émissions de CO₂ de 20% d’ici 2027 par rapport à 2022.”

Erreur n°6 : Ne pas valoriser ses certifications

Certaines entreprises oublient malheureusement de transmettre leurs certifications ISO (14001, 45001, 9001), labels (Lucie, B-Corp) etc. Ces certifications sont des preuves solides : elles démontrent que votre système de management est structuré (processus formalisé, suivi), audité par un tiers (démarche vérifiée), et reconnu (référencé et crédible auprès de vos clients & partenaires).

Autre avantage, ces certifications peuvent parfois compenser certains documents absents. Si vous n’avez pas de procédure détaillée pour un sujet, une certification ISO peut parfois suffire à prouver que vous disposez d’un cadre et de pratiques conformes aux exigences.

Erreur n°7 : Ne pas faire attention au format

Une erreur fréquente qui coûte malheureusement beaucoup de points : soumettre des documents sans logo ou nom de votre entreprise, sans date et donc sans preuve de validité. Étant donné qu’il s’agit d’un audit réglementaire, EcoVadis doit avoir la preuve que les documents concernent bien l’entité évaluée et qu’ils sont bien applicables au moment de l’évaluation. Vos politiques sont par exemple généralement valables jusqu’à 8 ans et vos indicateurs 2 ans, mais sans date explicite ou mise à jour visible, elles sont automatiquement dévalorisées.

Autre piège : miser sur la quantité plutôt que la qualité. Mais n’oubliez pas que vous pouvez télécharger maximum 55 documents et que trop de documents non pertinents peuvent nuire à votre score. Alors, vérifiez systématiquement vos justificatifs (logo, date…), privilégiez les preuves les plus pertinentes (plutôt que d’empiler les fichiers) et mettez à jour toutes les données avant de soumettre votre questionnaire.

Erreur n°8 : Créer des documents « à usage unique »

Les documents douteux, qui s’avèrent notamment avoir été créés uniquement dans le but de répondre au questionnaire EcoVadis sont interdits et peuvent avoir des conséquences sur vos relations avec vos partenaires commerciaux. Une mention leur sera visible sur la plateforme si vos documents ont été falsifiés ou plagiés. Des documents “de façade” qui ne reflètent pas vos pratiques réelles et vous coûtent la confiance de vos collaborateurs et partenaires.

Préférez formaliser ou renforcer des politiques déjà existantes, puis diffusez-les en interne. Vous y gagnerez un meilleur score et surtout une démarche RSE crédible et durable.

Erreur n° 9 : Ne pas capitaliser

Vous n’avez pas envie de repartir à zéro pour votre réévaluation ? Bonne nouvelle : en fonction de la validité de certains documents, tout n’est pas à remettre à jour chaque année ! Une fois votre première évaluation réalisée, il est recommandé de se focaliser sur les actions complémentaires à lancer pour renforcer votre démarche RSE.

On vous conseille alors de constituer une base documentaire en interne, en classant vos documents par thématique EcoVadis (code de conduite des fournisseurs dans Éthique, bilan carbone dans Environnement, etc.).  Mais également de mettre en place un suivi annuel des indicateurs RSE : émissions CO₂, taux d’accidents, parité F/H, % de fournisseurs évalués… Grâce à cette capitalisation, votre prochaine évaluation ne sera plus qu’une simple mise à jour, démontrant votre démarche d’amélioration continue.

Erreur n°10 : Avoir peur de se faire aider

Certaines entreprises abordent l’évaluation EcoVadis comme un simple questionnaire administratif et tentent de le remplir en interne, sans implication des équipes ni méthodologie particulière. Un exercice qui peut vous vous faire perdre du temps, entraîner des erreurs par méconnaissance et vous faire aboutir à un score décevant.

Pour éviter cela, Act For Now, en tant qu’EcoVadis Training Partners, vous propose un accompagnement à l’évaluation clé en main intégrant :

• État des lieux : pour savoir où vous en êtes et où se concentrer pour l’évaluation.
• Méthodologie: cadrage, formation des équipes, collecte documentaire, évaluation à blanc…
• Outils : système de gestion documentaire ou encore template de documents.
• Gain de temps: aidez-vous d’outils et suivez les recommandations des experts.
• Progression dans le temps: grâce à un plan d’amélioration continue, car l’objectif n’est pas seulement d’obtenir une médaille, mais de structurer une démarche RSE pérenne.